Als Office Assistant sta je in voor de dagelijkse ondersteuning van de kantooractiviteiten. Je biedt zowel administratieve als secretariële ondersteuning aan het management en andere medewerkers, zorgt voor een georganiseerde werkomgeving en bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten.
Wat zijn je taken als Office Assistant?
- Ontvangst en klantenservice
- Je bent het eerste aanspreekpunt van klanten, leveranciers en andere bezoekers. Je staat in voor het ontvangst van de mensen en begeleidt hen naar de juiste persoon.
- Je bent verantwoordelijk voor de inkomende telefoons, beantwoordt eventuele vragen of schakelt de telefoon door naar de betreffende afdeling.
- Het verwerken van de algemene mail wordt door jou beheert: je beantwoordt eventuele vragen en stuurt de mails door naar de verantwoordelijke.
- Administratieve taken
- Het beheren van de inkomende en uitgaande post.
- Bijhouden en bestellen van kantoorbenodigdheden in samenspraak met de aankoper.
- Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderzalen en zorgt voor de eventuele benodigdheden.
- Bij teamvergaderingen ben jij de persoon die de notules verzorgt en het verslag opmaakt.
- Het beheren en archiveren van documenten en dossiers, zowel fysiek als digitaal.
- Je voert verschillende administratieve taken uit die nodig zijn ter ondersteuning van alle medewerkers en het management.
- Opstellen van algemene infoberichten voor de medewerkers in de GielApp.
- Ondersteuning van het management
- Je plant eventuele afspraken en meetings in en beheert de agenda.
- Ondersteuning bieden bij het voorbereiden van rapporten, presentaties en andere documenten.
- Algemene taken
- Je zorgt er voor dat de gemeenschappelijke ruimtes zoals de keuken en vergaderruimtes netjes zijn.
- Als er hulp nodig is bij projecten en teamtaken dan ben jij degene die mee ondersteuning biedt.
- Je biedt ondersteuning bij het organiseren van feestjes, teambuildings, bedrijfsevenementen, cadeau’s, … .
Wat verwachten we van jou?
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Het Nederlands beheers je perfect, basis Engels en Frans is een pluspunt.
- Je bent klantgericht en vriendelijk.
- Je kan goed met de computer overweg en je beheerst de programma’s van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Organisatorisch ben je sterk en je hebt oog voor detail.
- Je kan multitasken en prioriteiten stellen in een dynamische werkomgeving.
- Je bent flexibel en stressbestendig.
- Zelfstandig en proactief werken schrikt je niet af, maar je kan ook goed samenwerken met anderen.
- Eventuele eerdere ervaring of een relevante opleiding is een pluspunt.
- Je bent voltijds beschikbaar.
Wat bieden we jou?
- Marktconform loon
- Maaltijd- en ecocheques
- Groeps- en hospitalisatieverzekering
- Fietsvergoeding
- Dagelijks fruit en verse soep
- Op regelmatige basis een feestje of andere leuke activiteit
- Een heel team aan topcollega’s
Solliciteer nu direct:
U kunt ook solliciteren door contact met ons op te nemen via e-mail op info@gielbv.be